KEY FACTS / 01청소 작업 체크리스트 기록 핵심 정리
| 기록 종류 | 사진, 항목 체크, 특이사항, 서명 |
|---|---|
| 사진 시점 | 작업 전, 작업 후 |
| 체크 단위 | 구역별, 항목별 |
| 개인정보 유의 | 얼굴·모니터 화면·문서 촬영 제외 |
| 공유 방식 | 메신저 전송 또는 문서 파일 |
| 확인 주체 | 현장 담당자와 고객 담당자 |
| 비용 | 현장 확인 후 견적 안내 |
POINT / 02작업 기록은 왜 남기나요?
작업 기록은 청소 결과를 눈에 보이는 근거로 남겨 고객과 담당자가 같은 기준으로 확인하기 위해 남깁니다. 말로만 전달하면 나중에 어느 구역을 어떻게 했는지 기억이 엇갈리기 쉽습니다.
기록이 도움이 되는 순간
작업 직후 확인
고객 담당자가 방문 없이도 진행 상태를 볼 수 있습니다.
미흡 부위 논의
사진 대조로 남은 부분을 구체적으로 짚을 수 있습니다.
담당자 교대
다음 작업자가 이전 상태와 특이사항을 이어받습니다.
주기 조정
기록이 쌓이면 오염이 잦은 구역이 드러납니다.
기록은 청소를 잘했다는 증명보다 상태를 함께 확인하는 도구에 가깝습니다. 고객 입장에서는 업무 시간 이후에 이루어진 작업을 직접 볼 수 없으므로 기록이 그 공백을 채웁니다. 작업자 입장에서도 남긴 기록이 있으면 접근이 제한된 구역이나 기존 흠집을 사전에 밝혀 둘 수 있습니다.
TABLE / 03사진은 어떻게 찍어 남기나요?
사진은 같은 위치와 각도에서 작업 전과 후를 한 쌍으로 찍어 남기는 방식이 기본입니다. 비교가 쉽도록 구역마다 촬영 지점을 정해 두고 매번 같은 곳에서 찍습니다.
| 구역 | 작업 전 촬영 | 작업 후 촬영 |
|---|---|---|
| 로비 | 입구 기준 전경 | 같은 지점 전경 |
| 회의실 | 테이블 상판과 바닥 | 같은 각도 |
| 탕비실 | 싱크와 조리대 | 동일 구도 |
| 화장실 | 세면대와 바닥 배수구 | 동일 구도 |
| 복도 | 끝에서 바라본 바닥 | 동일 구도 |
사진에 사람 얼굴, 켜진 모니터 화면, 책상 위 문서가 찍히지 않게 촬영합니다. 부득이하게 찍힌 경우 해당 사진은 공유하지 않거나 해당 부분을 가리고 보관합니다.
조명이 어두운 곳은 플래시 사용 여부를 정해 두면 전후 밝기 차이로 인한 오해를 줄일 수 있습니다. 파일 이름은 구역명과 전후 구분으로 붙여 정리해 나중에 찾기 쉽게 합니다.
TABLE / 04항목별 체크는 어떻게 하나요?
체크는 구역 단위로 항목을 나누어 완료, 일부 완료, 제외 세 가지로 표시하는 방식이 이해하기 쉽습니다. 제외 사유를 함께 적으면 나중에 오해가 줄어듭니다.
| 구역 | 항목 | 상태 | 메모 |
|---|---|---|---|
| 회의실 | 테이블 상판 | 완료 | - |
| 회의실 | 의자 팔걸이 | 완료 | - |
| 탕비실 | 싱크 배수구 | 일부 | 고객 물품으로 접근 제한 |
| 화장실 | 거울 | 완료 | - |
| 복도 | 바닥 얼룩 | 제외 | 다음 방문 시 협의 |
작업 종료 전 기록 점검
- 모든 구역에 전후 사진이 있는지 확인
- 체크표의 빈칸 없이 상태가 표시되었는지 확인
- 제외·일부 항목에 사유가 적혀 있는지 확인
- 특이사항란에 파손·고장 발견 내용 기재
PROCESS / 05기록 작성부터 공유까지의 흐름
기록 진행 순서
하루 작업 기준 기록 시점
- 작업 시작 전구역 전경을 촬영하고 특이 상태를 메모합니다.
- 구역 작업 중구역이 끝날 때마다 항목을 체크합니다.
- 작업 종료후 사진을 촬영하고 제외 항목 사유를 확정합니다.
- 작업 다음 시점정리한 기록을 고객에게 전달하고 확인을 받습니다.
기록은 작업자가 현장을 떠나기 전에 마무리하는 것이 원칙입니다. 시간이 지나면 어느 구역에서 무엇을 제외했는지 기억이 흐려지고 사진 순서도 뒤섞이기 때문입니다.
TABLE / 06서명과 공유 방식 예시
| 방식 | 내용 | 적합한 경우 |
|---|---|---|
| 메신저 전송 | 사진 묶음과 체크표 이미지 | 소규모 사무실 |
| 문서 파일 | 구역별 정리 문서 | 다층·다구역 |
| 현장 서명 | 종료 시 종이나 태블릿에 확인 | 상주 담당자 있는 곳 |
| 회신 확인 | 공유 후 문자로 확인 회신 | 비대면 진행 |
서명은 작업이 계약 범위대로 끝났음을 확인하는 표시이며, 이후 재작업 요청 때 기준 자료로 쓸 수 있습니다. 기록 보관 기간과 공유 대상은 계약 시 협의합니다.
전자 서명이나 회신 확인을 쓰는 경우에도 확인한 사람과 시각이 남도록 하며, 담당자가 바뀌면 계약서의 담당자 정보를 함께 갱신합니다.
TABLE / 07기록 양식 예시
| 항목 | 기재 내용 |
|---|---|
| 작업일·시간 | 시작과 종료 시각 |
| 작업자 | 현장 담당 이름 또는 팀 |
| 구역 | 작업한 층과 공간 |
| 체크 결과 | 완료, 일부, 제외 |
| 특이사항 | 파손, 누수 의심, 접근 불가 |
| 확인란 | 고객 담당자 서명 또는 회신 |
DETAIL / 08기록 열람은 어떻게 하나요?
기록 열람은 작업 종료 후 공유된 파일이나 메시지를 통해 하며, 필요할 때 담당자에게 추가 사진을 요청할 수 있습니다. 열람 범위는 고객 담당자로 한정해 정하는 방식이 일반적입니다.
- 공유 대상은 계약서에 적은 고객 담당자로 한정
- 사진 파일은 구역별로 묶어 전달
- 확인하지 못한 항목은 다음 방문 전에 메모로 남겨 요청
- 여러 명이 열람해야 하면 담당자가 내부에서 다시 공유
PROCESS / 09기록 오류가 있을 때는 어떻게 바로잡나요?
기록 정정 절차
- 오류 확인사진 누락, 구역명 오기, 체크 상태 불일치를 발견합니다.
- 원본 유지기존 기록을 지우지 않고 정정 사유를 덧붙입니다.
- 정정 기록 공유수정된 내용을 고객 담당자에게 다시 전달합니다.
- 확인 회신정정본에 대한 확인을 받아 기록에 첨부합니다.
기록은 지우지 않고 정정 이력을 남기는 것이 원칙입니다. 그래야 나중에 어떤 내용이 어떻게 바뀌었는지 확인할 수 있습니다.